Automatisch rapport in Excel maken |
Top Previous Next |
Voor het maken van een Automatisch rapport in de Principal Toolbox Afhankelijk van je rol kan je Automatische rapporten maken in de Principal Toolbox. Voordat je het rapport maakt, overweeg eerst de volgende vragen: •Wat is het doel van het rapport? •Wie gaat het rapport gebruiken en welke beslissingen worden gebaseerd op het rapport? •Waar in de Principal Toolbox moet dit rapport geplaatst worden? Is het een portfolio rapport, een project rapport, een report voor een resource pool, enzovoort. Het antwoord op deze vraag bepaalt op welke locatie je moet beginnen. •Wat is de inhoud van het rapport? Welke informatie heb je nodig van de Principal Toolbox? •Voor welke objecten bestaat de data?
Automatisch rapport in Excel maken Dit is het meest gebruikte Automatische rapport type. De reden hiervoor is dat Excel veel mogelijkheden heeft om data van de Principal Toolbox weer te geven en te bewerken.
Dialoogvenster Automatische rapporten aanpassen
Extra tabblad PTB in het Excel sjabloon
•Klik, in het Excel tabblad PTB, op Open Sleutelwoorden: een nieuw tabblad met sleutelwoorden opent in je browser. Of: Klik, in de sectie Automatische Rapporten, op , een dialoogvenster verschijnt, klik op Referentieveldenlijst, een dialoogvenster met sleutelwoorden verschijnt: •Klik op een sleutelwoord en sleep het naar Excel. Of: gebruik de rechter muisknop om te kopiëren en te plakken.
•Velden: kan je direct formatteren. •Tabel koppen: kan je direct formatteren. •Tabel inhoud: kan je alleen formatteren in de eerste lege regel boven de tabel.
Verschil tussen het formatteren van de tabel kop en tabel inhoud.
N.B.: klik in het Excel tabblad PTB op Ververs data om te controleren of de opmaak goed overkomt in de gehele tabel
Dialoogvenster Voeg een Automatisch rapport toe
Automatisch rapport in Excel maken: het gebruik van Excel functies In Excel kan je allerlei soorten acties uitvoeren op data van de Principal Toolbox. Hieronder staan een aantal voorbeelden en een aantal afwegingen die je moet maken wanneer je werkt met tabellen.
Formule toevoegen aan een regel
Een formule toepassen in de eerste lege regel onder de weergave
Formule toevoegen aan een kolom Stap 1. Plaats de formule in de regel onder de eerste lege regel onder de tabel Stap 2. Let er op dat de formule ook de tabelkop moet omvatten!
Een formule toepassen op een kolom: de formule moet ook de tabel kop omvatten
Voorwaardelijke opmaak gebruiken Het gebruik van voorwaardelijke opmaak in tabellen werkt hetzelfde als het toepassen van opmaak op tabellen: voeg de voorwaardelijke opmaak toe in de eerste lege regel onder de tabel; klik op Ververs data om de voorwaardelijke opmaak op de hele tabel toe te passen.
Draaitabellen gebruiken Bij het gebruik van draaitabellen is er één aandachtspunt: let er op dat je bij het opgeven van het bereik de lege regel onder de tabel meeneemt!
Het bereik van een draaitabel selecteren: zorg ervoor dat de kop en de eerste lege regel onder de tabel altijd worden meegenomen
Werken met Tekst velden met aanvullende opmaak uit de Principal Toolbox Principal Toolbox ondersteunt het gebruik van custom velden van het type Rich Text (Tekst met aanvullende opmaak). Wanneer je deze velden gebruikt in Automatische Rapporten, wordt niet alle formattering meegenomen: •Vetgedrukt, cursief, onderstreepte tekst alsmede kleur, lettertype en regelbrekingen blijven behouden. •Alle opsommingslijsten worden getoond als '-' •Achtergrondkleur en horizontale lijnen worden niet behouden.
Let op: Wanneer je het sjabloon aanmaakt moet je de waarde van ParseRTF op true zetten onder Bestand > Info > Geavanceerde opties > Aangepast. Helaas werkt het niet met terugwerkende kracht op bestaande sjablonen. Let op: In Automatische Excel Rapporten moet je Terugloop toepassen op de cellen waarvoor de formattering behouden moet worden. Anders raakt alle formattering verloren! |